Privacyverklaring

Wie we zijn

Tremo is een fulfilment-dienst (software voor voorraad, picken, pakken en verzenden) van Afiant Commerce BV, ingeschreven bij de KVK onder nummer 61946281, gevestigd te Lorentzstraat 89, 2665 JG Bleiswijk. Voor alles in deze verklaring kun je terecht op privacy@tremo.io.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

We verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen. Dat onderscheid bepaalt wie waarvoor aanspreekbaar is.

Als verwerkingsverantwoordelijke: gegevens van jou als klant of geïnteresseerde. Denk aan je naam, e-mailadres, inloggegevens, factuurgegevens en wat je invult op het contactformulier. Die gebruiken we om de dienst te leveren, te factureren en je te bereiken over je account.

Als verwerker: gegevens die jij als webshop of fulfilment-bedrijf in Tremo zet om je magazijn te draaien. Vooral naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van jóuw klanten (op orders, pakbonnen en verzendlabels), plus eventuele bestelnotities. Die gegevens zijn en blijven van jou. Wij verwerken ze alleen in jouw opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die onderdeel is van het contract. Wil je die vooraf inzien, mail privacy@tremo.io.

Wat we opslaan en waarom

• Accountgegevens (naam, e-mail, versleuteld wachtwoord): inloggen en accountbeheer. Bewaard zolang het account bestaat.
• Bedrijfs- en factuurgegevens: facturatie en administratie. Bewaard volgens de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Operationele data van je magazijn (producten, voorraad, orders, inclusief naam, adres, e-mail en telefoon van jouw klanten): het leveren van de dienst. Bewaard zolang jij dat wilt. Naam, adres, e-mail en telefoon van een klant of order anonimiseer je zelf met één knop; orderregels en bedragen blijven dan staan voor je administratie. In de instellingen kun je ook kiezen dat Tremo dit automatisch doet, een aantal maanden na afronding van een order. Dat staat standaard uit.
• Contact- en demoverzoeken (naam, e-mail, bedrijf, bericht): om je vraag te beantwoorden. Bewaard tot 12 maanden na ontvangst.
• Push-meldingen (mobiele app, na je toestemming): om je te waarschuwen bij nieuw werk. Je kunt meldingen op elk moment uitzetten in de instellingen van je telefoon.
• Technische gegevens (bijvoorbeeld foutmeldingen en logboeken van koppelingen): om storingen op te lossen en de dienst te beveiligen. Binnenkomende en uitgaande koppelingsberichten bewaren we 30 dagen, verstuurde e-mails en printopdrachten 90 dagen, het auditlog van beheerwijzigingen 2 jaar.

Grondslag: account- en operationele data verwerken we om de overeenkomst uit te voeren, factuurgegevens op grond van een wettelijke bewaarplicht, technische gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang, en push-meldingen op basis van jouw toestemming.

Wat we niet doen

• Geen volg- of advertentiecookies. De app gebruikt alleen noodzakelijke cookies (inloggen, taalkeuze).
• Websitebezoek meten we zonder cookies. Je IP-adres gaat niet naar onze statistiekdienst: die krijgt alleen pagina, verwijzer, browser en een versleutelde code die elke dag verandert, zodat we bezoekers per dag kunnen tellen zonder je te herkennen. Daarom is er ook geen cookiemelding nodig.
• Geen verkoop of verhuur van gegevens aan derden.
• Geen gebruik van jouw magazijndata voor iets anders dan jouw eigen omgeving.

Subverwerkers

We draaien niet alles zelf. Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht, elk onder een eigen verwerkersovereenkomst:

Daarnaast koppel je zelf partijen aan Tremo, met je eigen account of sleutel. Tremo stuurt er in jouw opdracht gegevens naartoe, bijvoorbeeld het ontvangstadres voor een verzendlabel. De afspraak over die verwerking heb je met die partij zelf:

• Vervoerders en verzendplatforms: PostNL, DHL, DPD, GLS, MyParcel, Sendcloud, QLS, TransMission
• Marktplaatsen: bol, Mirakl-marktplaatsen, CDON, TikTok Shop, Marktplaats
• Webshops: Shopify, WooCommerce, Lightspeed, CCV Shop
• Boekhouding: Moneybird (je eigen administratie)

Een paar partijen zitten (deels) buiten de EU. Voor die gegevens gebruiken we de wettelijk erkende waarborgen voor veilige doorgifte. Wijzigingen in deze lijst kondigen we vooraf aan.

Beveiliging

Je gegevens zijn versleuteld, zowel bij opslag als onderweg. Elke klant heeft een eigen, afgeschermde omgeving, gescheiden van die van anderen. Toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is voor support. Meekijken door ons in jouw omgeving gaat via ons beheerpaneel en leggen we vast met reden en tijdstip. Wijzigingen aan gebruikers, rollen, koppelingen, API-sleutels en webhooks komen in een auditlog. Het gewone lezen van gegevens loggen we niet per keer.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens inzien, corrigeren, laten verwijderen of meenemen (export). Voor je operationele magazijndata geldt: die kun je op elk moment zelf exporteren. Na opzegging blijft je omgeving 30 dagen beschikbaar om alles mee te nemen; daarna verwijderen we de gegevens en de bestanden. Onze eigen facturen aan jou bewaren we vanwege de fiscale bewaarplicht.

Heb je iets gekocht bij een webshop die Tremo gebruikt? Dan is die webshop verantwoordelijk voor je gegevens en kun je je verzoek het beste daar doen. Wij helpen de webshop daarbij: met één knop worden je naam, adres, e-mail en telefoon in Tremo overschreven.

Mail privacy@tremo.io en je krijgt binnen 30 dagen antwoord. Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als deze verklaring wijzigt, zie je dat aan de datum bovenaan. Bij inhoudelijke wijzigingen die jou raken, mailen we je.